Cara Membuat Absensi Online di Google Form

Ogasite.com – Ketika menjalani sistem belajar secara daring, maka anda sebagai guru atau pengajar membutuhkan cek kehadiran yang masuk pada mata pelajaran. Cara membuat absensi online adalah langkah yang tepat dalam mengatasi hal tersebut.

Tapi bagaimana cara membuat absensi online ini ? Kita bisa memanfaatkan platform gratis yang powerfull, sangat mudah dan praktis yaitu google form.

Menggunakan google formulir dapat memanfaatkan fitur analytics diagram, spreedsheat dan masih banyak lainnya yang dapat berguna ketika anda ingin merekap data siswa ataupun mahasiswa.

Caranya sangat mudah, syarat utama dalam membuat cek kehadiran online ini hanya membutuhkan sebuah akun gmail yang memang pastinya anda sudah mempunyai. Kalopun belum menggunakan akun gmail, anda bisa membaca artikel sebelum ini yaitu cara membuat email baru.

Absensi atau presensi online sangat membantu para guru atau pengajar ketika ingin mereka data kehadiran mahasiswa atau siswa yang telah mengikuti pelajaran.

Hal ini sudah dilakukan dalam beberapa bulan terkahir ketika pandemi melanda Indonesia, yang sudah berlaku sekitar hampir 4 bulan.

Secara pasti kekurangan menggunakan metode ini yaitu penggunaan kepada guru yang masih awam terhadap internet, dan tidak semua wilayah para guru berada mempunyai signal yang bagus.

Mungkin setidaknya melakukan pembuatan presensi atau absensi secara online dengan google form dapat meringankan dalam merekap data kehadiran.

Cara Membuat Absensi atau Presensi Online di Google Form

Absensi ini bisa digukanan secara berulang sesuai keinginan anda, rekapannya berdasarkan hari dan bisa berdasarkan kelas yang ada.

Langkah Pertama

Silahkan untuk menuju google formulir atau google drive, kita bisa membuat folder Absensi > Klik Kanan > Google Formulir > Template Kosong.

Note: Disarankan menggunakan google drive karena kita bisa menyimpan langsung di folder sesuai keinginan agar bisa tersusun dengan baik.

Langkah Kedua

Pada tahap ini sudah tersedia kolom yang awalnya kosong, kita bisa tambahkan judul terlebih dahulu. Lalu pada tanda panah bisa masukan nama NIM/NIS sesuai kebutuhan. Anda harus perhatikan pada tanda yang sudah diberikan.

1. Pilih “Jawaban Singkat” karena kita membutuhkan sebuah input singkat bukan pilihan ganda ataupun paragraf.

2. Pada validasi respon bagian pertama dari beberapa pilihan, kita menggunakan “Ekspresi Reguler” karena akan menambahkan sebuah angka NIS atau NIM pada inputan.

3. Pilih “Kecocokan” sesuai yang di maksudnya adalah ketika memasukan NIS tidak sesuai maka akan ditolak.

4. Nah pada bagian ini untuk menambahkan database NIM/NIS para siswa. Misalkan NIS siswa anda kelas RPL A mulai dari 1901 – 1905 ( Terdiri 5 orang sebagai contoh ) penulisan angkanya seperti dibawah ini.

1901|1902|1903|1904|1905 ( Pisahkan dengan tanda “|” yang berada diatas enter ).

5. Setelah itu anda bisa menambahkan teks pesan khusus seperti “NIM/NIS anda tidak ada dalam datebase” yang memberitahukan kepada siswa bahwa data NIM yang di inputkan tidak ada.

Note: Sebenarnya cara ini hanya saja untuk lebih mengakuratkan NIM/NIS para siswa, yang dapat meminimalisir kesalahan dalam penginputan.

Jika anda malas atau ribet dengan cara ini bisa diganti dengan validasi respon menggunakan “Angka” saja.

Kita lanjut.. Pada poin keenam

6. Semua kolom harus klik “Wajib diisi” agar tidak ada yang terlewat untuk mengisi kolom input.

Langkah Ketiga

Kolom ini sangat mudah hanya menggunakan Jawaban Singkat dan tidak harus mengubah apapun. Terpenting aktifkan lagi “Wajib diisi” pada pojok kanan bawah.

Langkah Keempat

Jika anda membutuhkan identitas kelas, tinggal tambahkan kolom baru dengan pilihan “Drop-down”, pada menu tersebut tinggal menambahkan kelas yang dibutuhkan. Saya hanya memberi contoh seperti dibawah ini.

Selanjutnya pada setelan (icon gerigi) palingan kita hanya menambahkan pesan konfrmasi pada menu Presentasi seperti ini.

Sebenarnya membuat presensi online ini sudah bisa digunakan, caranya anda untuk test bisa menggunakan Preview { Icon mata } dan utuk mengirimkan link google form bisa lakukan pada langkah dibawah.

Pilih button Kirim > lalu ke icon rantai atau link > tidak lupa untuk memperpendek URL > Salin.

Untuk tampilan pengisian seperti dibawah ini yang terdapat ada NIM, Nama, Kelas. Membukanya seperti pada langkah sebelumnya dengan preview atau membuka dengan link.

Ketika sudah di submit, maka ada respon yang terdapat pada pesan konfirmasi yang telah kita isi sebelumnya.

Cara Membuat Limit Waktu Absensi Online Google Form

Biasanya ketika kita sudah membuat form absensi, kalau tidak di atur waktu maka kapan saja siswa atau mahasiswa bisa mengisi absensi tersebut. Ini akan berpotensi pengisian absensi tidak secara jujur, berbeda dengan limit waktu yang ditentukan mungkin para mahasiswa atau siswa dalam ke disiplinan akan tetap diterapkan.

Disini saya akan menambahkan solusi cara menambahkan waktu atau limit pengisian absensi online melalui google form. Bagaimana contohnya ?

Jika mahasiswa atau siswa tidak mengisi absensi yang telah dijadwalkan, maka absensi akan ditutup secara otomatis dan tidak bisa digunakan link google form yang telah dikirimkan.

Langkah Kelima

Bagaimana cara mengatur seperti itu ? Kita membutuhkan sebuah Add-on atau Ekstensi tambahan fitur dari browser.

Pilih ekstensi formLimiter

Pada kolom FORMLIMITER kita bisa mengatur Limit Type > date and time dan pilih tanggal dan waktu sesuai keinginan.

Misal pada tanggal 10/10/2020, pada waktu pelajaran mulai 08.00 PM, setelah itu absensi ditutup pukul 10.40 PM. Sebenarnya ini bisa kasih waktu 15 menit akan tetapi telalu cepat.

Pada message kasih pesan “Absensi telah ditutup!” seperti pemberitahuan gambar diatas hasilnya.

Jadi pada jam 10.40 PM secara otomatis absensi akan ditutup, untuk mengulang kembali anda tinggal copy atau salin google form ini dengan nama berbeda sesuai keinginan. Pastikan mengatur waktu dengan formLimiter sesuai kebutuhan.

Rekap Data Absensi Fitur SpreadSheet

Pilih bagian Respon maka akan muncul seperti ini, kita pilih bagian yang berwarna hijau.

Buat spreadsheet baru dengan nama sesuai keinginan, pada contoh saya menggunakan Absensi online – ( Kelas A, B, C ) dengan disarankan menggunakan perkelas saja.

Sebagai contoh spreadsheet akan membuka dari platform yang digunakan google, anda bisa melihat rekapan data absensi para siswa atau mahasiswa.

Sebagai tambahan untuk memperpendek link :

Untuk menyebarluaskan google form anda bisa mengcustom link sesuai keinginan, mungkin bisa melihat tutorial langkah yang sudah saya terangkan sebelumnya.

Baca Juga : Cara memperpendek link

Mungkin itu saja yang dapat saya sampaikan tentang cara membuat absensi online menggunakan google form yang sangat mudah. Memang langkah ini seperti yang digunakan pada kampus saya saat ini, mirip sekali sampai bisa mengatur limiter waktu dari pengisian absensi.

Hal ini membuat saya terpikirkan untuk membuat tutorial cara membuat absensi atau presensi secara online. Sebetulnya masih banyak lagi contoh absensi google form yang berbeda fungsi.

Misalkan absensi tersebut hanya digunakan untuk guru saja, Jadi absensi siswa tanpa harus mengisi seperti contoh diatas. Insya Allah dilain waktu kita bisa membuat absensi google form part keduanya. Semoga bermanfaat